Antworten auf häufige Fragen von Ärzten & Patienten
zur elektronischen Patientenakte (ePA)
Hier beantworten wir Ihnen häufige Fragen und verweisen auf weiterführende Informationsquellen zur ePA. Ihre Frage ist noch nicht dabei?
Dann schreiben Sie uns hier.
Patient: „Was muss ich tun, um eine elektronische Patientenakte (ePA) zu erhalten?“
Wenn Sie bei einer gesetzlichen Krankenkasse versichert sind, haben Sie ihr gegenüber seit 1. Januar 2021 einen Anspruch auf eine ePA. Um ihn zu nutzen, wenden Sie sich bitte zunächst direkt an Ihre Krankenkasse. Auf dieser Übersichtsseite finden Sie schnell die richtige ePA App für iOS oder Android.
Ärztin: „Ab wann muss ich in meiner Praxis aktiv werden?“
Nach einer Einführungs- und Testphase in der ersten Jahreshälfte sind Sie offiziell seit dem 1. Juli 2021 gesetzmäßig verpflichtet, sich mit Ihrer Praxis an die ePA anzubinden, wenn Sie gesetzlich Versicherte behandeln. Sollten Sie noch nicht gehandelt haben, sollten Sie jetzt direkt aktiv werden. Was Sie für die ePA konkret brauchen (u.a. ein Update Ihres PVS und ein sog. PTV4-Update Ihres Konnektors – bitte kümmern Sie sich auch um einen elektronischen Heilberufsausweis) erfahren Sie im Detail u.a. in dieser kostenfreien Online-Fortbildung der eHealth Academy zur elektronischen Patientenakte.
Patientin: „Wenn ich mich für die Akte entscheide, sehen dann alle meine Ärzte meine sämtlichen Gesundheitsdaten?“
Sie entscheiden, welche Dokumente Sie selbst und welche Ihre Ärzte in Ihre elektronische Patientenakte einstellen. Das heißt, besonders sensible Inhalte können Sie selbstverständlich weglassen – bzw. gezielt nur bestimmte Dateien in ihre Akte laden. Zudem bestimmen allein Sie selbst, welchen Ihrer Ärzte Sie Zugriff gewähren. Im Jahr 2021 legen Sie diesen Zugriff pauschal für a) alle von Ihnen selbst und b) alle mit Ihrer Zustimmung von Ärzten hochgeladenen Daten fest. Mit dem Start der ePA 2.0 zu Beginn des Jahres 2022 können Sie dann auch auf Ebene einzelner Dokumente bestimmen, wer darauf Zugriff hat und wer nicht (sog. feingranulares Rechtemanagement).
Arzt: „Welche Dokumente lade ich in meiner Praxis konkret in die elektronischen Patientenakten meiner Patienten hoch?“
Dies stimmen Sie mit dem jeweiligen Patienten bzw. der Patientin im Einzelfall ab. Auch zum Start der ePA gilt, dass jeweils nur Dokumente aus dem aktuellen Behandlungszusammenhang neu in der Akte abgespeichert werden – also nicht etwa „sämtliche“ möglicherweise über Jahre im lokalen PVS gespeicherten Behandlungsdaten und Dateien.
Patient: „Ich bin privat krankenversichert. Kann ich die ePA ebenfalls nutzen?“
Seit dem 1. Januar 2021 können zunächst gesetzlich Versicherte bei ihren Krankenkassen einen Zugang zu ihrer elektronischen Patientenakte erhalten. Zum Start der ePA sind die privaten Krankenkassen noch nicht beteiligt. Aus heutiger Sicht werden privat Versicherte frühestens zum 01.01.2022 eine eigene elektronische Patientenakte nutzen können. Hierfür sind mehrere Schritte notwendig, u.a. müssen die PKVs technisch an die Telematikinfrastruktur angebunden werden. Ob die ePA dann von allen oder nur einigen der privaten Kassen angeboten werden wird, lässt sich noch nicht mit Gewissheit sagen. Der Verband der Privaten Krankenversicherung ist seit 2020 neu als Gesellschafter der gematik GmbH hinzugekommen. Damit wurde eine wichtige Grundlage für die künftige Einbindung und Mitwirkung der privaten Krankenkassen bei der Weiterentwicklung der Telematikinfrastruktur und deren künftige Nutzung für alle Versicherten hierzulande geschaffen.
Arzt: „Gibt es einen Zusammenhang zwischen ePA und eRezept?“
Erstmal handelt es sich um zwei getrennte Systeme. Das bedeutet, das eRezept ist zum Start kein Gegenstand der ePA. Möchte dies ein Patient, so kann er erhaltene eRezepte künftig selbst aus der eRezept-App hochladen, um Verschreibungen zu dokumentieren.
Ärztin: „Benötige ich für den Zugriff tatsächlich einen eHBA, also einen elektronischen Heilberufsausweis?“
Technisch ist dies nicht der Fall, hier reicht ihre Institutskarte, aber rechtlich wird der eHBA benötigt. Diese Karte stellt sicher, dass eine Person rechtmäßiger Leistungserbringer ist und damit auch potenzieller Zugriffsberechtigter auf eine ePA. Wenn der Zugriff auf Patientendaten innerhalb der Telematikinfrastruktur erfolgt, müssen Sie als Ärzt*in also einen HBA besitzen. Aktuell ist es so, dass innerhalb einer Praxis seit dem 1. Juli ein Inhaber bzw. eine Inhaberin vorhanden sein muss. Ausblick: Spätestens mit dem Start von eRezept und eAU braucht jede Ärztin und jeder Arzt in einer Praxis einen eigenen eHBA, um diese Dokumente dann qualifiziert elektronisch signieren zu können. Sollten Sie noch nicht im Besitz eines eHBA sein, sollten Sie ihn also schnell beantragen!
Arzt: „Wie können Patientinnen und Patienten, die kein Smartphone besitzen, auf die ePA zugreifen?“
Aktuell geht dies direkt in der Praxis. Eine Berechtigung kann dabei bereits vorab mit einer MfA in der Praxis erstellt werden. Das geschieht dann über das Kartenterminal (authorisiert via PIN). Voraussichtlich ab dem 1.1.2022 soll es einen stationären Desktop-Client geben, mit dem sie dann auch von zu Hause mit einem Laptop bzw. PC auf ihre Akte zugreifen können.
Eltern: „Können auch unsere Kinder eine eigene ePA bekommen?“
Ja, die ePA ist auch für Kinder gedacht. Die Regelung sieht hier so aus, dass Sie als Vater/Mutter als Vormund agieren. Das heißt, Sie als Eltern stimmen im Namen ihres Kindes der Datenverarbeitung zu, beantragen die Akte und verwalten sie dann auch im Namen ihrer Tochter oder ihres Sohnes mit DEREN Authentizierungsmittel. Dies gilt bis zum 16. Geburtstag, danach gilt man als geschäftsfähig und ihr Kind kann die Akte selber verwalten.
Ärztin: „Ersetzt die ePA künftig die bilaterale Kommunikation mit ärztlichen Kollegen?“
Nein, wenn ein direkter Bedarf da ist, z.B. im Rahmen einer Überweisung oder Befundübergabe, dann wird es künftig einen separaten digitalen Kommunikationskanal direkt von Arzt zu Arzt geben. Dieser nennt sich KIM (Abkürzung für „Kommunikation im Medizinwesen“) und wurde ebenfalls von der gematik entwickelt. Vereinfacht gesagt, handelt es sich um eine verschlüsselte eMail. KIM ist ein geschützter Kommunikationsweg direkt zu ärztlichen Kolleginnen und Kollegen – ohne Patienten in der Mitte -, die das ersetzen kann, was früher evtl. per Fax oder telefonisch stattfand.
Arzt: „Nimmt die ePA uns in Zukunft die Primärdokumentation und/oder sogar manche medizinische Entscheidungen ab?“
Nein, über die ePA ist lediglich ein Sekundärdokumentation verfügbar, die Primärdokumentation erfolgt weiterhin im eigenen PVS. Sie ist eine (ggf. wichtige) zusätzliche Informationsquelle, die u.a. auch das Anamnesegespräch erleichtern kann, aber explizit kein Entscheidungsunterstützungssystem. Die ePA ist somit nur ein neues Werkzeug, bes steht immer das Gespräch zwischen zwei Menschen im Vordergrund. Wie heute auch: Wird dort z.B. auf KH-Aufenthalt oder Behandlung in anderer Praxis verwiesen, wird nachgefragt und dann ggf. Zugriff auf die ePA genommen, wenn der Patient einverstanden ist. Dies ist im vielen Fällen einfacher, als sich auf die Erinnerung zu verlassen oder spontan einen physischen Krankenhausentlassbrief zu finden.
Psychotherapeutin: „Welche Relevanz hat die ePA für Psychotherapeutinnen und -therapeuten?“
Wie in allen anderen Fällen gilt auch hier, dass behandlungsrelevante Informationen nur dann in der ePA abgespeichert werden, wenn der Patient oder die Patientin dies explizit wünscht. Noch gibt es in der ePA keine standardisierten Dokumente für dieses Fachgebiet, aber sofern es hierfür einen Hinweis gibt, könnte es relevant sein, vorhandene Inhalte von Ärztinnen und Ärzten zu lesen, um die darin enthaltenen Informationen im Therapieablauf berücksichtigen zu können (z.B. elektronische Arztbriefe und Krankenhausentlassbriefe, el. Medikationsplan, speziell bei Komorbitäten). So kann die Informationslage verbessert werden, wenn der/die Patient*in dies wünscht.
Physiotherapeut: „Ist die ePA auch für Physiotherapie-Praxen von Bedeutung?“
Nach unserem Kenntnisstand ist ab dem 1. Juli 2021 auch für Physiotherapiepraxen eine freiwillige Anbindung an die Telematikinfrastruktur vorgesehen. Diese ist Voraussetzung dafür, dass Ihre Praxis auf Daten in der ePA zugreifen kann, wenn Patientinnen bzw. Patienten dem zustimmen. Hierfür muss zum einen das interne Praxisverwaltungssystem einen Zugriff auf die ePA unterstützen bzw. ein ePA-Modul besitzen und über einen ePA-Konnektor an die Telematikinfrastruktur angebunden werden. Zudem ist erforderlich, dass der/die Psychotherapeut*in persönlich über einen elektronischen Heilberufsausweis (eHBA 2.0) verfügt und die Praxis eine Institutionskarte (SMC-B) besitzt. Wie und ab wann Sie als Physiotherapeut*in diese Karten zur Authentifizierung erhalten können, dazu wenden Sie sich am besten an Ihren Verband.
Zahnärztin: „Und wie steht es um Zahnarztpraxen?“
Alles hier erwähnte gilt auch für sie. Mittelfristig könnten beispielsweise Informationen zum Zahnersatz (zum verwendeten Füllmaterial) oder elektronische Zahnarztbriefe (Erläuterungen zu Hintergründen kieferorthopädischer Behandlungen) wertvolle Informationen liefern, ab dem 1.1.22 wird es das Zahnbonusheft auch in elektronischer Form in der ePA geben.
Arzt: „Ich arbeite in einer Klinik. Ist die elektronische Patientenakte für mich dann überhaupt relevant?“
Ja, selbstverständlich, auch für die Behandlung in Krankenhäusern wird die ePA künftig eine Rolle spielen. Es ist davon auszugehen, dass – sofern der/die Behandelte dies wünscht – bei der Aufnahme relevante Dokumente aus seiner elektronischen Patientenakte in das jeweilige Klinikinformationssystem (KIS) übernommen werden und im Rahmen des Entlassmanagements in Zukunft – wiederum bei Zustimmung durch die Patientin bzw. den Patienten – ausgewählte Dokumente aus dem KIS in die persönliche ePA übertragen werden. Damit ist sichergestellt, dass bei einer ambulanten Folgebehandlung nach der Entlassung relevante Unterlagen ohne zeitliche Verzögerung vorliegen können.
Patientin: „Wo finde ich weitere Informationen rund um die ePA?“
Als Patientin oder Patient ist zunächst Ihre gesetzliche Krankenkasse Ihr erster Ansprechpartner hierzu. Weiterführende Informationen finden Sie auf deren Website oder zum Beispiel auch hier:
Ärztin: „Und wo kann ich mich weiter informieren?“
Ärztinnen und Ärzte erhalten u.a. hier, aber auch in den medizinischen Fachmedien, bei der gematik (s.o.) sowie ihren Kammern weiterführende Informationen: